Como Criar e Aplicar OKRs Dentro da Sua Organização

No artigo – OKR e Sua Importância para a Gestão de Sua Empresa, nós desmistificamos o que são os Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados Chave e como eles podem ajudar você e sua empresa a alcançarem metas.

Neste post, trazemos em detalhes como criar e aplicar os OKRs em sua organização. Vamos lá!

É certo que todo mundo que se encontra à frente de uma empresa precisa ter as metas bem definidas para ela, não é mesmo?

Afinal, seria difícil gerir um negócio que não sabe para onde ir. Porém, não é apenas a direção que é necessária, nem as tarefas que vai realizar amanhã, o mais importante dessa questão é saber onde quer chegar ao realizar tudo isso. E se você já sabe, todos os colaboradores têm isso claro da mesma maneira?

Dessa forma os OKRs ajudam a criar uma abordagem sistêmica sobre o assunto, na intenção de ter sempre claro para todos quais realizações são importantes a fim de conseguir catalogar os objetivos e poder definir os resultados necessários que guiarão a empresa até a conclusão desse caminho.

Mas como ter um objetivo norteado por suas realizações e um caminho definido para se chegar até lá acabam sendo tão diferentes de se pensar em resoluções para o futuro da sua empresa e de se prometer que atingirá tudo que pensou?

O OKR mostra que a abordagem que é tomada em cada caso pode mudar completamente a situação ao se definir objetivos guiados por resultados.

A relação de como os Objetivos x Resultados podem funcionar de forma exemplar, é bem exemplificada por John Doerr:

“O objetivo é o que eu quero ter realizado. Os principais resultados são como eu vou conseguir. Os objetivos são tipicamente mais duradouros. Eles são ousados ​​e aspiracionais. Os principais resultados são agressivos, mas sempre mensuráveis, limitados pelo tempo e limitados em número ”.

As palavras-chave são:

  • Limite de tempo;
  • Ser sempre mensurável;
  • Limitado por números.

Imagino que temos um problema neste momento não é mesmo? Portanto vamos criar OKRs que trarão essa solução.

Tenha sempre transparente o que são os OKRs e sua estrutura

É importante que todos os colaboradores que vão sendo inseridos ao projeto, tenham plena visão sobre o que são os Objetivos, o que são os Resultados Chave e como eles se relacionam e vão escalando até chegar em um único objetivo que guia a empresa.

Dê um passo de cada vez

O começo do processo precisa ser aplicado aos poucos, nenhuma empresa é capaz de virar o Google instantaneamente, os OKRs não são vendidos em pacotes fechados que precisam ser produzidos todos de uma vez. Por mais que a vontade de mudar tudo seja grande, é necessário que exista uma progressão.

Os autores Ben Lamorte e Christina Wodtke recomendam que no começo exista apenas 1 OKR para gerar foco e alinhamento. Em alguns casos é importante que se inicie em um período de testes, algo próximo de 45 dias, para familiarizar a todos com o processo, facilitando o aprendizado.

Crie uma primeira vitória

No primeiro contato dos colaboradores com os OKRs é necessário que se desperte o interesse de todos, para isso é importante ter o primeiro resultado como forma de teste, para ser atingido e comemorado, a fim de que a cultura do OKR vá se construindo na empresa.

O importante nesse momento é que o resultado a ser atingido necessite de tarefas que envolvam mais de um time / setor de colaboradores, pois assim as prioridades que envolvam outras áreas não ficarão dependentes da participação de terceiros. Com isso, todos se sentirão como peças importantes da execução do objetivo da empresa.

O foco é fundamental

Existem muitos funcionários que permeiam por diversos segmentos da empresas, fazendo um pouco de cada tarefa, porém no OKR é importante que se tenha foco nas tarefas específicas à pessoa. Dar início a uma tarefa que não será concluída dentro dos objetivos estabelecidos e nem irá contribuir para as realizações da empresa, será apenas um desperdício de tempo que não acrescentará para o desempenho final.

O foco deve estar sempre nos objetivos finais, não nas tarefas. Afinal, eles são os mais importantes.

Defina os OKRs da empresa

Após o ~período de adaptação~ é necessário que se montem todos os OKRs da empresa. Eles devem ser criados de acordo com a limitação de tempo. OKRs anuais, que guiam a empresa e também os OKRs para o próximo trimestre, que podem se desdobrar para todos os times e serem mais específicos.

O OKR da empresa é de alto nível, por exemplo, ao chegar no final do ano quais os objetivos que devem ser cumpridos para se metrificar que foi um ano bom.

Defina os OKRs dos seus times

Mais da metades dos OKRs são definidos pelo time, pois, ao se seguir o esquema de desdobramento de objetivos a base das equipes terá maior quantidade de tarefas a serem executadas, porém essas tarefas serão distribuídas a um número maior de pessoas.

Os OKRs dos respectivos times não precisam estar sempre limitados aos OKRs da empresa, um time pode ter um objetivo local que lhe ajudará em determinada atividade, ainda que essa não esteja diretamente ligada à prioridade do negócio.

Faça sessões de Planejamento de OKR

As sessões de Planejamento de OKR são organizadas de forma a gerar alinhamento vertical e horizontal, entre todos os times.

Dessa forma, são feitas equipes com participantes de diferentes áreas e os seus responsáveis, onde são definidos os OKRs trimestrais a partir do OKR da empresa. Os OKRs são propostos para ter feedback dos participantes e futuramente aprovação dos responsáveis.

Dessas sessões onde serão definidos os OKRs, deverão ser apresentados Objetivos e Resultados Chaves pautados em todos os pontos já apresentados e seguindo as seguintes recomendações:

Para os objetivos:

1 – Escolha apenas de três a cinco objetivos por time  -  um elevado número de objetivos  acabar gerando a necessidade de equipes grandes e uma difusão de esforços.

2 – Evite expressões que não pressionam por novas conquistas, por exemplo, “continue contratando”, “mantenha a posição no mercado”.

3 – Use expressões que transmitam marcos/realizações e estados, por exemplo, “escalar a montanha”, “comer 5 tortas”, “recurso do navio Y”. Sempre remetendo a uma ação ou uma nova situação a ser atingida.

4 – Use termos tangíveis, objetivos e não ambíguos. Deve ser óbvio para um observador se um objetivo foi alcançado ou não.

Para os Resultados-Chave:

1 – Determine aproximadamente três resultados chave por objetivo.

2 – Os resultados chave expressam marcos mensuráveis ​​que, se alcançados, irão avançar diretamente o objetivo.

3 – Os resultados chave devem descrever os resultados, não as atividades. Se os KRs incluem palavras como “consultar”, “ajudar”, “analisar”, “participar”, eles estão descrevendo atividades. Em vez disso, descreva o impacto dessas atividades, por exemplo, “publicar os níveis de satisfação do atendimento ao cliente até 7 de março” em vez de “avaliar a satisfação com o atendimento ao cliente”.

4 – Os marcos mensuráveis ​​devem incluir evidências de conclusão e esta evidência deve estar detectável.

Isto fez sentido para você? Descubra como Apresentar os OKRs para sua Equipe em nosso próximo artigo.

Não perca! No final dessa serie tem um e-book gratuito que vai ajudar você e sua empresa a alcançar seus objetivos com os OKRs.

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